Quand la paperasse s’accumule au bureau, il est souvent difficile de s’y retrouver. Cela peut faire perdre un temps précieux à vos équipes et réduire leurs performances. C’est pourquoi les entreprises modernes se tournent vers un système d’organisation performant comme la GED ou Gestion Électronique des Documents. Elle permet à la fois d’améliorer l’efficacité et de booster la productivité d’une entreprise.
Qu’est-ce qu’une GED ?
La GED est un système informatique conçu pour gérer les documents. Concrètement, elle permet de les dématérialiser, les organiser, les stocker et les partager. Les documents sont donc centralisés sur une seule plateforme. La GED vise plusieurs objectifs :
- faciliter l’accès à l’information : l’outil garantit que les documents sont accessibles partout et aux bonnes personnes ;
- sécuriser les données : elle prévient la perte, le vol et l’altération des documents ;
- optimiser les processus : elle automatise les tâches répétitives et permet de gagner en productivité.
Pour en savoir plus sur la Gestion Électronique des Documents et son utilité, vous pouvez cliquer ici.
Comment la GED peut améliorer votre productivité ?
La GED booste la productivité de plusieurs manières :
Elle simplifie la recherche et améliore la collaboration
Fini les longues recherches qui font perdre du temps. Avec la GED, vous pouvez trouver n’importe quel document en quelques secondes. Tout ce que vous avez à faire, c’est d’effectuer une recherche par mot-clé ou par index. Le gain de temps est considérable, surtout pour les équipes qui traitent un gros volume de documents par jour. Par ailleurs, grâce à la GED, les collaborateurs peuvent travailler sur un même document, en temps réel. Les flux de travail sont automatisés. Cela signifie que chaque tâche est assignée à la bonne personne au bon moment. Plus besoin de faire des allers-retours inutiles. De plus, les équipes ne risquent pas de recevoir des mails obsolètes ou de perdre leurs discussions.
Elle renforce la sécurité et réduit les coûts
L’un des principaux bénéfices de la GED est qu’elle permet de mieux contrôler les accès aux données. Vous choisissez qui peut consulter, modifier ou supprimer un document. De plus, elle vous aide à respecter les normes de conformité en matière de protection de données personnelles, notamment le RGPD. Ainsi, vous éviterez les sanctions et limiterez les risques opérationnels. D’autre part, la GED contribue à baisser les coûts d’une entreprise. En effet, elle réduit la consommation d’encre et de papier, ce qui permet de réaliser des économies significatives. De plus, elle limite les erreurs manuelles et raccourcit les délais de traitement. Ainsi, les équipes peuvent se focaliser sur les tâches qui créent de la valeur.
Au final, la Gestion Électronique des Documents est un outil indispensable en entreprise. Elle libère du poids de la paperasse et permet aux équipes de se concentrer sur des tâches plus importantes. De plus, elle renforce la sécurité, améliore la collaboration et réduit les coûts. C’est un allié efficace pour augmenter la productivité.
