SharePoint est un système de collaboration et de gestion de documents extrêmement adaptable. La plateforme est personnalisable, son utilisation pouvant être différente d’une organisation à une autre. Avec pas moins de 190 millions d’utilisateurs, c’est l’outil de partage de données le plus utilisé au monde.
Cette flexibilité est un avantage considérable pour les utilisateurs, mais peut également être source de confusion pour les nouveaux venus et ceux qui envisagent d’adopter SharePoint. Voilà pourquoi il est recommandé de confier sa migration à un prestataire comme ceux présents dans cette liste des meilleurs prestataires SharePoint. Vous souhaitez vous assurer que l’application convient à votre entreprise ? Alors, on vous propose ce guide complet Microsoft sharepoint.
Qu’est-ce que Sharepoint ?
Avant de vous expliquer ses différentes fonctionnalités, on peut d’abord se poser la question : qu’est ce que Sharepoint?
C’est une plateforme de collaboration et de gestion de documents basée sur cloud, donc en ligne. Aujourd’hui principalement utilisée pour stocker des documents et communiquer des informations au sein d’une organisation ainsi qu’entre ces dernières, elle n’en reste pas moins très flexible.
Avec SharePoint, les utilisateurs peuvent créer un intranet (ou système Internet interne) qui fonctionne comme tout autre site Web. Des sous-sites peuvent être créés pour des départements ou des équipes spécifiques. Grâce à cet espace centralisé et sécurisé, les utilisateurs peuvent accéder à des documents, les partager et les modifier.
Les fonctionnalités SharePoint
Pour faire simple, les organisations l’utilisent pour créer des sites Web dédiés leurs fournissant un espace sécurisé pour stocker, organiser, partager et accéder à des informations depuis n’importe quel appareil, qu’il soit fixe ou mobile.
Voici quelques-unes des fonctionnalités offertes par SharePoint :
- partage de données avec des personnes à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation ;
- des fonctionnalités de gestion et d’aide à l’organisation de contenu ;
- des sites dits « d’équipe » qui offrent à des groupes d’utilisateurs prédéterminés un endroit où ils peuvent consulter du contenu, des données et y collaborer ;
- une / des interfaces pour communiquer des messages à travers les organisations via des sous ensemble de sites personnalisables ;
- des applications mobiles pour permettre aux utilisateurs l’accès aux intranets de l’entreprise ;
- des alertes et des flux travails qui automatisent les processus relatifs ;
- une fonction de recherche qui permet de trouver les personnes pertinentes et le contenu mis en ligne.
Quel type d’entreprise utilise Sharepoint ?
Comme nous l’avons dit précédemment, Sharepoint est très flexible et dispose d’un grand nombre de fonctionnalités différentes, ce qui en fait un outil adaptable à tout type d’entreprise. Les données Microsoft nous indiquent que plus de 250 000 organisations utilisent SharePoint, ce qui en fait l’une des solutions leader sur le marché, surtout grâce à son caractère de solution complète.
Quelle est la différence entre SharePoint Online et SharePoint Server ?
La différence entre Sharepoint Online et SharePoint Server réside majoritairement dans le fait que le premier est disponible et basé sur cloud (proposé en complément de microsoft office 365) tant dis que le deuxième lui reste rattaché au « site » de la société et donc est géré localement par l’organisation utilisatrice qui le possède et l’exploite. La question de la responsabilité se pose dans ce cas là, car ce sont les utilisateurs qui sont garants de la maintenance et de l’exécution fonctionnelle en interne (comprenant aussi le stockage des fichiers et le serveur).
SharePoint Online quant à lui, étant basé sur le cloud, sera hébergé par Microsoft. Les utilisateurs y accèdent simplement comme un service à disposition. Dans ce cas là, toutes les parties « back-end » de SharePoint vont être prises en charge par Microsoft. La sécurité diffère également, car dans le cas de la version Online, étant hébergé par Microsoft, les utilisateurs de la plateforme bénéficient des fonctions de sécurité mises en place par le fournisseur.
SharePoint Online peut également être intégré plus facilement à d’autres produits Office, notamment Exchange, Word et Excel. La seule chose dont les utilisateurs doivent s’occuper pour avoir accès à SharePoint Online, ce sont les licences, qui sont facturées par utilisateur, de sorte que les entreprises ne paient que pour leurs nombres et les niveaux d’accès nécessaires. Un autre avantage de l’utilisation de SharePoint Online est qu’il sera toujours mis à jour, alors que les utilisateurs de SharePoint Server doivent les télécharger et installer manuellement, ces mises à jours étants fréquemment déployées beaucoup plus tard.
Bien que ces mises à jours automatiques, dans la version Online, semblent plus pratiques, elles ont aussi le désavantage de survenir de manière soudaine et peuvent ainsi modifier tous les paramètres de personnalisation de l’entreprise utilisatrice. En d’autres termes, les utilisateurs en Online, font face à une forme de perte d’autonomie, ce qui en fait un choix propre à chaque organisation.
SharePoint est-il un outil personnalisable ?
SharePoint est très flexible et peut être personnalisé de différentes manières pour répondre aux divers besoins de l’organisation utilisatrice. Les utilisateurs peuvent ainsi modifier l’interface pour la faire correspondre à leur image de marque. Entre autre, on pense à la personnalisation d’images d’arrière plan, des logos, titres, structure du site etc.
Pour la version « Server », la personnalisation intervient d’une manière plus avancée avec la possibilité de développer des intégrations et de les inclure dans le système. Un prestataire SharePoint qualifié peut personnaliser en profondeur l’interface si nécessaire.
SharePoint est-il sécurisé ?
SharePoint fait partie de Microsoft Office 365 et donc en ce sens bénéficie d’un niveau de sécurité performant avec toutes les fonctions nécessaires telles que la sécurité du réseau, la sécurité d’accès, la sécurité du centre de données physique, la sécurité des données et le cryptage des fichiers.
Des niveaux de permission peuvent être définis pour des utilisateurs individuels, des fichiers ou des répertoires, ce qui permet une sécurité personnalisée à différents niveaux. Au niveau des fichiers, des règles peuvent également être configurées pour que les utilisateurs puissent extraire les documents pour les modifier et il existe également des fonctions de gestion des versions pour protéger le contenu.
