L’échange de données informatisé ou Electronic Data Interchange est un ensemble d’outils qui permettent des échanges de données. Apparu dans les années 1970, l’EDI a été conçu pour remplacer les canaux traditionnels (fax, e-mails, bons de commande, courriers postaux, etc.). Les données échangées portent sur les transactions entre des entreprises (fournisseur, clients, banque, etc.).
Les échanges sont à la fois fluides et optimisés et permettent de gagner du temps. N’importe quelle entreprise peut recourir à l’EDI pour l’échange de documents professionnels avec ses partenaires. La condition est que ces derniers puissent interpréter et intégrer de manière automatisée lesdites données dans leur propre système d’information.
La mise en œuvre d’un logiciel EDI
La mise en œuvre de l’outil EDI est basée sur le principe que l’entreprise est dotée de ressources internes capables de s’en servir et d’en faire la mise à jour régulière. La mise en place d’un logiciel EDI demande également la disponibilité d’un personnel capable de faire la liaison entre plusieurs types de documents et plusieurs partenaires commerciaux. Ce dernier doit également savoir comment intégrer les partenaires commerciaux et faire la connexion avec les autres applications de l’entreprise, notamment les logiciels comptables et les ERP. Le personnel est aussi chargé de la mise à jour du logiciel EDI. Ce qui implique l’actualisation régulière de l’environnement informatique.
Les petites entreprises ne disposent pas toujours de personnel interne pour s’occuper de l’environnement EDI. Pour y remédier, ces entreprises ont la possibilité d’opter pour des Saas (software as a Service) ou des solutions d’hébergement. Certaines entreprises préfèrent également avoir le contrôle total de leur environnement EDI et optent pour l’installation de leur logiciel EDI sur leur réseau privé.
Il existe sur le marché, de nombreux fournisseurs de solutions EDI. Avant d’en faire l’achat, vous devez vous demander quels sont alors les critères de choix pour les logiciels EDI et leurs enjeux ? Cela vous permettra de savoir comment orienter votre recherche.
Fonctionnement de l’EDI
Le logiciel EDI permet de dématérialiser divers documents commerciaux : mandats, paiements, bons de commande, factures, ordres de virements, avis d’expédition, etc.
Toutefois, les documents à dématérialiser doivent se présenter sous un format standard afin que les ordinateurs puissent les traiter de manière automatisée. Il existe par conséquent plusieurs normes qui comprennent elles aussi de nombreuses versions. C’est le cas par exemple des normes OCI ou XML qui portent sur les messages type demande d’achat, confirmation de commande ou commande, etc.
Avant l’envoi d’un document, les différents partenaires doivent au préalable s’accorder sur le format à utiliser (norme et version). Le processus de transfert de données comporte trois étapes : la préparation des documents, la traduction de ces documents au format adéquat et la transmission.
La préparation des documents
À ce stade, le personnel en charge de la transmission recueille et organise les informations indispensables à la création du document.
La traduction des documents
Il s’agit ici de convertir les documents au format convenu. Pour cela, vous pouvez passer par un prestataire de services. Cependant, nous vous recommandons de disposer de votre propre outil de conversion pour des raisons de confidentialité.
La connexion et la transmission des documents
Une fois que les documents sont prêts, l’étape finale est leur transmission au partenaire commercial. Pour cela, plusieurs moyens peuvent être utilisés : la transmission à l’aide d’un protocole sécurisé également appelé Point à point ou la connexion avec le réseau d’un fournisseur.
Les principaux bénéfices de l’EDI
Avec la dématérialisation et l’optimisation des échanges de données, l’EDI offre les avantages suivants à l’entreprise :
La réduction des coûts
Les échanges sont désormais automatisés, ce qui entraîne la réduction du personnel et la diminution des charges liées. Ceci vous permet de réviser votre budget à la baisse et de faire des économies sur certains postes.
Améliorer l’efficacité
La numérisation et l’automatisation des échanges limitent considérablement les interventions humaines. Les risques d’erreur sont ainsi diminués et la vitesse de traitement est optimisée. En effet, la saisie manuelle des informations est source d’erreurs humaines : des coquilles ou des doubles enregistrements peuvent être constatés durant le processus. Par ailleurs, l’enregistrement des commandes et le processus de facturation génèrent souvent des litiges qui sont préjudiciables à l’image de l’entreprise.
L’utilisation d’un logiciel EDI réduit tous ces risques et les transactions se font en toute confiance. En outre, le logiciel garantit une meilleure traçabilité et sécurise les échanges en réduisant les délais. La durée moyenne de traitement des transactions au format papier est de cinq jours. Avec l’EDI, cette durée est de moins d’une heure.
Amélioration des relations commerciales
L’EDI facilite les communications entre partenaires commerciaux. Avec la diminution des erreurs et des temps de traitement et d’envoi, la communication est plus rapide, ce qui contribue à renforcer les relations. L’EDI améliore également la productivité et contribue à améliorer les performances.
Automatisation des tâches chronophages
L’EDI facilite la tâche aux collaborateurs en réduisant au strict minimum, l’exécution des tâches chronophages. Cela permet une meilleure affectation du personnel. Avec cet outil, les envois sont automatiques et les données transmises à l’interlocuteur qualifié.
Critères de choix d’un logiciel EDI
Le choix d’un logiciel EDI doit tenir compte d’un certain nombre de critères. Dans un premier temps, votre logiciel doit s’adapter au système d’information déjà existant dans l’entreprise. Cela vous permettra d’optimiser la communication et vous assure un gain de productivité.
Par ailleurs, le logiciel doit être facile et rapide à déployer pour permettre un fonctionnement efficace. Le logiciel doit être paramétré pour s’adapter aux besoins de l’entreprise. Son utilisation doit également être intuitive.
Pour une meilleure utilisation de votre logiciel, ce dernier doit répondre aux différentes interactions. Le fournisseur retenu doit vous apporter un accompagnement et un suivi constant. À l’instar des autres outils modernes, l’EDI doit être évolutif et s’adapter aux changements.
Le logiciel que vous allez retenir doit être en parfaite adéquation avec les besoins réels de votre entreprise. Pour ce faire, vous devez au préalable vous interroger sur vos besoins actuels et les utilisations futures.
L’EDI est une solution qui apporte de nombreux avantages à l’entreprise. Il permet de réduire les temps de travail et de diminuer certaines dépenses de l’entreprise. C’est un logiciel qui trouve son utilité dans toutes les entreprises, car il permet la transmission des données de manière fiable et rapide. Afin que votre entreprise puisse tirer profit de ce logiciel, elle se doit de le choisir en suivant un certain nombre de critères.
