Conseils de planification pour assurer une migration Office 365 sans heurts

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Planification des détails de votre migration Office 365

 

Les migrations Office 365 sont complexes en partie parce qu’il y a tellement de pièces : Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams et bien d’autres encore. Microsoft fournit des outils assez bien développés pour aider à la migration de certaines de ces pièces, mais d’autres n’ont même pas d’API. Voici des stratégies éprouvées pour planifier efficacement les parties centrales de votre migration Office 365.

 

Exchange

 

Exchange est souvent la partie la plus facile d’une migration Office 365. La plupart des administrateurs connaissent assez bien les étapes à suivre, et les outils natifs de migration des boîtes aux lettres et des autorisations ont beaucoup évolué au fil des ans.

Néanmoins, une planification minutieuse est essentielle. Le courrier électronique reste un outil essentiel pour toute organisation moderne, et Exchange fournit également d’autres fonctionnalités essentielles, notamment la planification des réunions et la recherche de libre/occupé. Si, à un moment quelconque de votre migration, ces fonctionnalités ne sont pas disponibles pour les utilisateurs, l’entreprise en souffrira. Par conséquent, il est crucial de construire un plan de coexistence approfondi qui garantit que tous les utilisateurs pourront continuer à envoyer et recevoir des e-mails et à regarder la disponibilité des autres, peu importe qui a été migré vers la nouvelle plateforme et qui ne l’a pas été.

Veillez également à planifier la façon dont les fichiers PST seront traités. Les utilisateurs adorent les fichiers PST, car ils leur permettent de stocker des messages électroniques et d’autres éléments d’Outlook sur leur ordinateur local, où ils sont disponibles à tout moment et ne comptent pas dans le quota de leur boîte aux lettres sur le serveur de messagerie. Les administrateurs détestent les fichiers PST pour des raisons tout aussi impérieuses : Il est difficile, voire impossible, de s’assurer qu’ils sont correctement sauvegardés, de les inclure dans les recherches électroniques et de les supprimer lorsque les politiques de conservation l’exigent. Ce qui est incontestable, c’est que les fichiers PST contiennent souvent des informations commerciales essentielles, et votre plan de migration doit préciser si et comment vous allez déplacer ces données vers le cloud. Les meilleures pratiques incluent l’utilisation d’une solution de migration Office 365 tierce qui vous aide à inventorier vos PST existants, à filtrer les données que vous ne voulez plus pendant le processus de migration et à dédupliquer les messages qui existent à la fois dans un fichier PST et dans une boîte aux lettres utilisateur.

 

OneDrive

La migration des données vers OneDrive est généralement facile et directe. Cependant, assurez-vous d’avoir un plan pour préserver les versions des documents ainsi que les autorisations et les métadonnées associées à chaque document. Une solution de migration qui fournit un filtrage peut vous permettre d’exclure les données indésirables de la migration, ce qui accélère le processus et permet d’obtenir un environnement cible plus propre et plus facile à gérer.

La principale complexité que vous devez prévoir concerne les liens, y compris les liens de partage externes. Les liens se cassent souvent pendant la migration, il est donc important de développer un plan de communication pour les parties prenantes internes et externes et une stratégie pour localiser et réparer les liens cassés. Gardez à l’esprit que les politiques et les droits numériques peuvent varier entre les plateformes et les organisations, vous devez donc disposer d’une stratégie d’examen et de réconciliation avant de recréer des liens dans les données.

 

SharePoint

Le déplacement du contenu SharePoint lui-même est également assez simple. Cependant, SharePoint est bien plus qu’un simple référentiel de documents ; de nombreuses organisations ont des installations SharePoint hautement personnalisées avec des parties web complexes, des applications tierces et sur mesure, et des flux de travail complexes. Le simple fait de déplacer vos documents et vos bibliothèques vers le cloud ne permettra même pas de commencer à offrir la valeur dont vos utilisateurs dépendent de SharePoint.

De plus, la nouvelle expérience SharePoint moderne offre une multitude d’avantages dont votre organisation pourrait vouloir profiter. Une migration Office 365 peut être l’occasion parfaite de ne pas simplement lever et déplacer votre SharePoint, mais de le transformer en quelque chose d’encore plus puissant et utile. Cependant, assurez-vous de comprendre les principaux défis impliqués.

Quelle que soit votre vision finale de votre environnement SharePoint cible, la clé pour y parvenir est une planification minutieuse. Une solution de migration SharePoint complète peut être énormément utile pour effectuer une découverte approfondie de votre environnement actuel et vous aider à développer une stratégie de migration solide.

 

Teams

Teams est l’un des éléments les plus récents de l’écosystème cloud de Microsoft, et sa popularité explose. Si vous n’utilisez pas encore Teams, votre migration vers Office 365 est une excellente occasion de vous y mettre. Si vous utilisez déjà Teams et effectuez une migration, par exemple dans le cadre d’une consolidation des locataires ou d’une fusion ou acquisition, la migration est l’occasion de nettoyer et d’optimiser votre environnement Teams.

Lorsque vous planifiez votre migration Teams, commencez par les données, y compris non seulement les documents stockés, mais aussi toutes les données dans OneNote, le calendrier et ainsi de suite d’une équipe. Mais veillez également à planifier la façon dont vous allez migrer les conversations et les canaux, et à résoudre les noms en double si vous fusionnez des locataires. Notez que les API pour la migration Teams sont encore assez récentes, donc une solution tierce d’un partenaire Microsoft qui peut suivre les derniers développements peut être un énorme plus.

 

Planification des préoccupations de migration plus larges

 

Maintenant que nous avons exploré certains des détails critiques d’un plan de migration Office 365 efficace, zoomons sur les préoccupations qui s’appliquent quelle que soit la partie de la migration sur laquelle vous vous concentrez. Il s’agit de la sécurité, de l’évolutivité et des tests.

 

Sécurité

Il est essentiel de garantir la sécurité de vos données tout au long du processus de migration vers Office 365. La dernière chose que vous souhaitez est une perte de données ou une violation de données. Bien sûr, c’est une bonne pratique de sauvegarder votre environnement source avant de commencer toute migration, mais votre plan de migration doit inclure des précautions supplémentaires liées à la sécurité.

Si vous utilisez des outils et des processus manuels, vous devrez gérer la sécurité vous-même, ce qui représente un travail considérable. Pour améliorer la sécurité sans autant de travail, recherchez une solution de migration qui comprend les caractéristiques suivantes :

  • Adhésion aux normes internationalement reconnues en matière de sécurité des données et de confidentialité, telles que ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017 et ISO/IEC 27018 :2019
  • Des rapports SOC 1 et SOC 2 audités et évalués de manière indépendante, qui confirment que le fournisseur dispose de contrôles appropriés pour fournir des services informatiques confidentiels, disponibles et sécurisés
  • Construit sur Azure dans les centres de données Microsoft Azure, qui bénéficient de la plus haute sécurité physique possible et sont considérés comme les plus sûrs et les mieux protégés au monde
  • Couches de sécurité, notamment le cryptage des données, la séparation adéquate des données client, des communications réseau sécurisées, l’authentification des utilisateurs et une couche unique de contrôle d’accès
  • Possibilité d’accorder des autorisations granulaires aux comptes administratifs pour effectuer des tâches particulières pendant la migration
  • Un tableau de bord de gestion de projet clair et des audits et rapports détaillés qui vous donnent une visibilité sur tous vos travaux de migration

En outre, assurez-vous de penser à la sécurité de votre environnement cible. Assurez-vous que votre plan de migration inclut la migration précise des groupes, de l’appartenance à un groupe, des permissions et des flux de travail, afin que les utilisateurs ne se retrouvent pas surprovisionnés et que les données ne soient pas laissées surexposées.

 

Scalability

Aucun plan de migration ne serait complet sans l’attention portée à la réalisation du projet en temps voulu. En fonction de la quantité de données que vous migrez, vous devrez peut-être vraiment vous concentrer sur l’évolutivité de votre approche. Certains outils de migration peuvent distribuer automatiquement les charges de travail sur plusieurs machines afin d’exécuter simultanément différents travaux de migration et certaines solutions SaaS peuvent s’échelonner automatiquement en fonction de l’architecture de la plateforme afin de s’assurer que vous disposez de suffisamment de machines pour respecter les délais de votre projet.