Utiliser le Webmail Outlook pour travailler en efficacité

consultation messagerie

La messagerie professionnelle est un outil essentiel dans une entreprise. Chaque travailleur doit pouvoir y accéder de manière rapide et efficace. C’est justement le rôle de Outlook Web Access (OWA), il s’agit d’un Webmail qui permet d’avoir accès à ses e-mails en ligne via un système Saas. L’outil se décline aujourd’hui en deux versions, la version 2013 et 2016, le dernier étant plus performant. Comment ouvrir un compte sur OWA ? Et comment s’y connecter ? Voici un article qui vous éclaircira sur le sujet.

OWA : Le service de messagerie électronique Online Microsoft

L’Outlook Web Access (OWA) qui porte aujourd’hui l’appellation Outlook Web App, est un serveur de messagerie web, qui a été créé par Microsoft. Son fonctionnement est presque identique au logiciel Microsoft Office, avec une différence près.

Les utilisateurs ont la possibilité d’accéder à chaque e-mail grâce à l’utilisation d’un navigateur web. Plus besoin de faire l’installation d’un logiciel Outlook. Vous pouvez y consulter vos mails avec un accès sécurisé sur ordinateurs ou sur appareils mobiles : smartphones ou tablettes.

La commercialisation de l’office online est faite à l’Office 365, auprès de Microsoft exchange Server ou Exchange Online. L’Outlook web permet la gestion simplifiée de tous les e-mails : Boite de réception, spam, etc. Cela améliore grandement les systèmes de communication et de collaboration en entreprise.

nouveau message

Quelles sont les fonctionnalités offertes par la messagerie Online Outlook ?

L’OWA dispose de nombreuses fonctionnalités, aussi intéressantes les unes des autres :

  • Une navigation plus performante et plus améliorée de l’Outlook Web Exchange, ce qui offre à chaque utilisateur une meilleure expérience ;
  • Une panoplie de fonctionnalité collaborative : des calendriers communs, une connexion statut, la liste des messages, une notification pour chaque nouveau message dans la boite mail ;
  • Une fonction de recherche avancée ;
  • Un serveur et un paramétrage ultra sécurisé avec des contrôles de données plus raccourcis permettant une navigation rapide ;
  • Un volet de lecture pour la boîte-aux-lettres avec possibilité de personnalisation et des options de tri.

L’option conversation proposée par Outlook est également visible sur l’app, ce qui permet d’avoir sur une même file, les discussions avec une seule et même personne.

Pourquoi utiliser le Webmail Outlook ?

Le logiciel de messagerie procure de nombreux avantages sur le plan technique et opérationnel, rendant la communication et les collaboration professionnelle plus pratique.

Un carnet d’adresse plus intuitif

La gestion du carnet de contact proposé par l’Outlook Web App est plus avancée. Les fiches de contacts indexées peuvent être facilement recherchées. Vous pouvez même gérer plusieurs carnets d’adresse.

La synchronisation entre le carnet de contact et la création de nouveaux mails ou réunions, facilitent largement le travail. Pas besoin de se démener pour avoir le créneau de disponibilité de chaque participant, les calendriers Exchange sont chargés de vous en informer.

Un outil collaboratif très efficace

En rédigeant un mail, vous pourrez mentionner un collaborateur directement dans le mail en lui-même. Avec une icône « mention » apparaissant dans la boite de réception de la personne concernée.

Pour désigner un contact en particulier, il vous suffira d’ajouter @ pour laisser apparaitre la liste de contact, et cliquer sur le destinataire voulu. Si besoin, les rajouts de pièces-jointes peuvent être effectués.

Un accès en tout temps

Votre messagerie vous sera disponible quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. Des notifications et rappels vous seront émis à chaque réception de mail.

Il est même possible de marquer un mail en particulier comme tâche pour ne pas oublier de l’exécuter le moment opportun.

Comment ouvrir un compte OWA ?

Pour ouvrir un compte Exchange sur l’office online, il vous faudra avant toute chose vous rendre sur le site Outlook live et cliquer sur « se connecter ».

Arrivé sur l’interface d’authentification, faire un clic sur « créer-en-un ». Puis il vous faudra introduire une nouvelle adresse e-mail, en choisissant un nom de domaine.

L’étape suivante est le choix de mot de passe, puis cocher les options. Ensuite, entrer le nom, le prénom, le pays, la date de naissance.

Il ne faut surtout pas omettre la copie du code Capcha pour des questions de sécurité. Enfin, vous recevrez un nouveau message de bienvenue sur votre courriel.

boite email

Comment accéder à votre compte OWA ?

Pour accéder à votre compte, il faut aller directement sur la page de connexion de l’application Outlook Web. Ensuite, il faut entrer votre login et mot de passe. Cliquer sur Connexion.

La capacité maximale pour une pièce-jointe est de 34 Mo. L’espace de stockage par courrier électronique Microsoft est de 15 Go pour une version gratuite. Si vous souhaitez en disposer plus, vous pouvez opter pour la version premium, payante par abonnement mensuel.

OWA est une solution collaborative très intéressante, avec son authentification à deux niveaux et ses filtres anti-spam.

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